Guna meningkatkan sistem manajemen pemerintahan desa harus dilakukan penataan administrasi supaya bisa bekerja secara efisien dan efektif. Proses penataan administrasi desa sendiri adalah pencatatan informasi dan data untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan pemerintahan desa. Karena itu, perlu dilakukan penyempurnaan pelaksanaan administrasi. Berikut beberapa jenis penyelenggaraan administrasi desa, diantaranya :

 

• Administrasi Umum, yaitu aktivitas pencatatan informasi dan data tentang aktivitas pemerintahan desa dalam buku administrasi umum di kantor desa.
• Administrasi penduduk ialah kegiatan pencatatan informasi dan data tentang kependudukan yang terdapat dalam buku administrasi penduduk yang ada di kantor desa.
• Terakhir, Administrasi pembangunan yaitu kegiatan pencatatan informasi dan data pembangunan yang direncanakan, sedang berlangsung dan sudah dilaksanakan dalam buku administrasi pembangunan di kantor desa.
• Ada beberapa jenis dan bentuk pelayanan birokrasi desa/administrasi, meliputi :

 

1. Pembuatan KTP

Pemerintah desa memberikan pelayanan pembuatan KTP, dimana warga yang ingin mendapatkan KTP dari kantor desa wajib membawa persyaratan tertentu. Adapun syarat keterangan untuk pembuatan KTP para pemula, diwajibkan membawa surat pengantar dari RT atau RW, menyertakan fotokopi KK, fotokopi lunas PBB dan pas foto berukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar. Ketentuannya usia pemohon harus berusia 17 tahun minimal.

Sementara untuk membuat surat keterangan perpanjangan KTP, pemohon harus menyertakan surat pengantar RT/RW, KTP asli, pas foto berukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar, fotokopi lunas PBB, dan fotokopi KK.

 

2. Daftar KTP

Daftar KTP online atau biasa disebut sebagai KTP elektronik maupun e-KTP juga dilakukan di kantor desa. KTP elektronik ialah kartu tanda penduduk dilengkapi oleh cip sebagai identitas resmi dari penduduk yang terdaftar. Jika tak ada perubahan berdasarkan kebijakan pemerintah, maka KTP dapat berlaku hingga seumur hidup.

 

Untuk persyaratan pengajuan e-KTP diantaranya meliputi perekaman, fotokopi KK, surat pengantar dari Kepala  Desa yang diketahui camat, dan fotokopi akta nikah untuk pemohon yang usianya belum genap 17 tahun. Sesudah Anda merekam data, maka selanjutnya petugas akan mencetak KTP elektronik dengan syarat form permohonan cetak KTP-elektronik, surat keterangan atau KTP lama dan fotokopi KK.

 

jika KTP Anda hilang, bisa mengajukan pencetakan KTP pengganti langsung di kantor kecamatan dan harus melampirkan fotokopi KK, surat keterangan KTP hilang dari pihak kepolisian, dan surat pernyataan kehilangan dengan materai.

 

3. Surat Keterangan Lahir

Salah satu tugas atau layanan desa ialah melakukan pengurusan akte lahir atau surat keterangan lahir. Urus akte kelahiran di kantor desa harus membawa persyaratan, berupa fotokopi KK dan KTP, fotokopi surat nikah, surat pengantar dari Rt/Rw, fotokopi lunas PBB, fotokopi surat keterangan lahir yang diberikan oleh pihak Rumah sakit atau Bidan Desa.

 

4. Perubahan Data Kartu Keluarga

Pelayanan birokrasi desa/administrasi lainnya yaitu untuk pembuatan kartu keluarga. Untuk urus kartu keluarga di desa, Anda harus membawa surat pengantar dari Rt/Rw dan KK asli.

 

5. Pengurusan Surat Kematian

Urus surat kematian sangat penting untuk mencegah agar data-data almarhum/almarhumah disalahgunakan pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab. Sementara tujuan pemerintah agar dapat memastikan keakuratan informasi dan data penduduk yang potensial untuk dijadikan pemilih dalam Pilkada atau Pemilu.

 

Adapun persyaratan yang harus dipenuhi saat mengurus surat keterangan kematian, ialah surat keterangan kematian dari Rumah Sakit jika yang meninggal di rumah sakit, fotokopi KTP yang meninggal dan surat pengantar RT/RW.

 

6. APBD Desa

Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa atau APBDesa, yaitu rencana keuangan pemerintah desa tahunan yang ditetapkan dan dibahas Kepala Desa dengan BPD atau Badan Permusyawaratan Desa lewat Peraturan Desa.

 

APB Desa merupakan dokumen dengan kekuatan hukum untuk menjamin kepastian terhadap rencana kegiatan, artinya mengikat aparatur dan pemerintah desa terkait, dalam melaksanakan kegiatan berdasarkan rencana yang sudah ditetapkan sekaligus untuk menjamin ketersediaan anggaran dengan jumlah tertentu. APB Desa sendiri menjamin kelayakan kegiatan dalam hal pendanaan, karenanya bisa dipastikan kelayakan pada hasil aktivitas secara teknis.

 

7. Jaringan Aspirasi Rakyat

Badan Permusyawaratan Desa disingkat BPD ialah lembaga perwujudan dari demokrasi penyelenggaraan pemerintah desa. BPD inilah yang berfungsi untuk menetapkan semua peraturan desa dengan kepala desa, sekaligus dapat menyalurkan dan menampung aspirasi masyarakat sesuai peraturan Undang-Undang No. 6 Tahun 2014.

 

8. Lapor Pemerintah Desa

Salah satu pelayanan desa yaitu dapat mempermudah masyarakat atau warga untuk melaporkan keluhan sekaligus aspirasi Anda mengenai pemerintah desa terkait. Masyarakat bisa melaporkan secara langsung ke Badan Permusyawaratan Desa. Selain itu, kini pemerintah juga menyediakan layanan berupa call center di 1500040 untuk masyarakat agar bisa melaporkan berbagai macam masalah yang berhubungan dengan desa.

 

Itulah beberapa jenis dan bentuk pelayanan desa dalam mewadahi aktivitas masyarakat sekaligus sebagai jaringan aspirasi warga terkait hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan desa. Sehingga semua fungsi dan bentuk layanan desa dapat berjalan dengan baik dalam lingkungan masyarakat, sebagaimana mestinya untuk keterangan lebih lanjut datang langsung ke kantor desa ardimulyo